Yapay zekâ ile teklif hazırlamak

Zaman teklifin neresinde gidiyor

Teklif hazırlamak dendiğinde akla metni yazmak gelir, oysa asıl zaman ondan önce gider. Gelen talebi okumak, kataloğa bakmak, geçen seferki fiyatı bulmak, teklifi yazmak, göndermek, hatırlatmak. Tek tek küçük işler, toplamı bir kişinin mesaisi.

Kötü tarafı şu: bu emek hiçbir yerde birikmez. Aynı müşteri altı ay sonra aynı soruyla geldiğinde iş yeniden sıfırdan yapılır. Geçen sefer hangi fiyatı verdiğinizi, ne kadar iskonto yaptığınızı bilen kişi o gün izindeyse teklif bekler.

Teklif hazırlama programı ne zaman yeter

Hazır teklif programları ve Excel şablonları teklifin biçimini çözer: logonuz, ürün satırları, toplam, PDF çıktısı. Ürün listeniz kısa ve sabitse, teklifler birbirine benziyorsa ve ayda az sayıda teklif veriyorsanız bir şablon çoğu zaman yeterlidir.

Sınırı şurada: program şablonu doldurmanızı bekler. Talebi okuyup hangi ürünün istendiğini bulmak, geçmiş fiyatı aramak ve satırları girmek yine sizin işinizdir. Zaman teklifin biçiminde değil bu adımlarda gidiyorsa program sorunu çözmez, yalnız sonucunu güzel gösterir.

Genel yapay zekâya teklif yazdırmanın riski

Genel yapay zekâ sizin belgelerinizi bilmez. Bilmediğinde de susmaz, makul görünen bir cevap üretir. Teklifte bunun karşılığı yanlış bir ölçü, olmayan bir model ya da tahminle yazılmış bir fiyattır. Metin ne kadar düzgün olursa hata o kadar zor fark edilir. Yanlış teklif ya işi kaybettirir ya da zararına kazandırır.

Asıl soru: rakam doğru mu

Teklifte güzel cümle ikinci sıradadır; önce ürün doğru, ölçü doğru, fiyat doğru olmalıdır. Bizim kurduğumuz sistem taslağı yalnız sizin ürün ve fiyat verinizden hazırlar. Gelen belgede emin olamadığı satırı yazmaz, işaretler ve size sorar. Yanlış veriyi sessizce kaydetmektense durmak daha ucuzdur.

Bu yaklaşımı iki yerde her gün çalıştırıyoruz. Kendi ürünümüz İlan Stüdyosu'nda ilan metni, fotoğraf ve tanıtım videosu aynı mantıkla üretiliyor: sistem hazırlar, kullanıcı onaylar, sonra yayına gider. Hukuk tarafında Geolex, emlak hukuku sorularını 7.500+ hukuki kayıt, 46 kanun ve 172 yargı kararı üzerinden ilgili maddeyi göstererek cevaplıyor. Tahmin yerine kaynak: teklifinizde çalışacak motor da budur.

Sistem ne yapar

• Gelen talebi teklif taslağına çevirir. E-postayla ya da formla gelen talep okunur, ürün ve fiyat verinizle eşleştirilir, teklif taslağı hazır olarak önünüze gelir. Siz kontrol eder, düzeltir, gönderirsiniz.
• Geçmişi yanınızda açar. Benzer bir talep geldiğinde geçen seferki teklif, verilen fiyat, yapılan iskonto ve yazışma yanında açılır. Ekibe yeni katılan biri firmanın ticari hafızasıyla çalışmaya başlar.
• Gelen belgeyi okur. Sipariş formu, teknik föy, fatura, irsaliye, taranmış sözleşme. Alanları çıkarır, sizin programınıza yazar.
• Mevcut programlarınıza bağlanır. Muhasebe programınız, ERP'niz, e-fatura sisteminiz, paylaşılan sürücünüz. Çalışan sisteminiz yerinde kalır, aradaki köprüyü biz kurarız.

Bizimle kurarsanız

Kurulumu biz yürütürüz; sizden istediğimiz ürün ve fiyat veriniz, geçmiş birkaç teklifiniz ve işin bugün nasıl yapıldığını gösterecek biri. Süreç boyunca şunları bilirsiniz:

1. Tek bir işle başlanır. En çok tekrarlanan ve en çok can sıkan iş seçilir. Hepsini birden almak, hiçbirini bitirmemenin en yaygın yoludur.
2. Önce bugünkü hâli ölçülür. Bir teklif şu an kaç dakika sürüyor, kaç kişiye uğruyor, nerede hata çıkıyor. Sonradan iyileştiğini söyleyebilmenin tek yolu öncesini bilmektir.
3. İlk iki hafta sistem ve ekibiniz yan yana çalışır. Aynı teklifi ikisi birlikte hazırlar; farklar bu turda ortaya çıkar ve düzeltilir.
4. Sayı düşmediyse geri alınır. İlk ölçüme geri bakılır. Süre düştüyse ikinci işe geçilir; düşmediyse sistem kaldırılır. Çalışmayan otomasyonu ayakta tutmanın kimseye faydası yok.
5. Onaysız hiçbir şey dışarı çıkmaz. Müşteriye giden her teklif ve her yazışma önce bir insanın onayından geçer. İsteseniz de başka türlü kurmayız.
6. Veriniz sizde kalır. Belgeleriniz sizin sunucunuzda kalır ve dışarıdaki bir modelin eğitimine gönderilmez. Kim neye erişecek, kurulumda birlikte belirleriz.
7. Bağlanamayan yeri baştan söyleriz. Programlarınızdan birine köprü kurulamıyorsa bunu işe başlamadan öğrenirsiniz.

Fiyatı ne belirler

Teklif otomasyonunun bedeli ürün sayısından çok işin bugünkü hâline bağlıdır. Teklifi belirleyen başlıca şeyler:

• Ayda kaç teklif verildiği. Ayda beş kez yapılan bir işte kurulum maliyeti geri dönmez. Durum buysa hesabı gösterip vazgeçmenizi söyleriz.
• Ürün ve fiyat verisinin hâli. Tek bir düzenli fiyat listesi ile dağınık Excel'ler, eski teklifler ve e-postalardaki fiyatlar aynı iş değildir.
• Bağlanılacak program sayısı. Muhasebe, ERP, e-fatura: her biri ayrı bir köprüdür.
• Talebin geldiği yer. Yalnız e-posta mı, form mu, ikisi birden mi.
• Ekip eğitimi. Yazılı akış ve ekip eğitimi kuruluma dahildir; kaç kişinin kullanacağı kapsamı etkiler.

Bu yüzden sabit bir fiyat listesi yerine, bugünkü teklif akışınıza bakarak kapsamı birlikte çıkarıyoruz.

Sistem neyi yapmaz

• Kararı vermez. Fiyat politikanız, iskonto sınırınız, hangi müşteriye ne verileceği sizin bileceğiniz iştir. Sistem uygular.
• Onaysız göndermez. Dışarıya giden hiçbir teklif ve yazışma onaysız gitmez.
• Her işe değmez. Kurulum maliyetini geri getirmeyecek bir işi otomatikleştirmeyi önermeyiz.