Yapay zekâ entegrasyonu nedir, nasıl yapılır

Genel bir araç kullanmakla entegrasyonun farkı

Çoğu firmada yapay zekâ bugün şöyle kullanılıyor: çalışan bir metni ChatGPT'ye yapıştırır, düzgünleştirir, geri kopyalar. Bu işe yarar. E-posta taslağı yazmak, bir metni kısaltmak, fikir toplamak için genel bir araç yeterlidir ve bunun için entegrasyona ihtiyacınız yoktur.

Sınır şurada başlar: genel araç firmanızı tanımaz. Fiyat listenizi, müşterinize geçen sefer ne teklif verdiğinizi, hangi ürünün hangi ölçüde üretildiğini bilmez. Bunları her seferinde yeniden anlatmak gerekir ve yapılan iş hiçbir yerde birikmez. Üstelik görmediği bir bilgiyi sorduğunuzda "bilmiyorum" demez, makul görünen bir cevap üretir.

Entegrasyonda yapay zekâ bu bilgilere bağlanır: ürün ve fiyat verinize, muhasebe programınıza ya da ERP'nize, e-posta kutunuza, paylaşılan sürücünüze. Çalışan ayrı bir pencereye gitmez, iş zaten önüne hazırlanmış gelir.

Hangi işlerde anlamlı

Entegrasyon, tekrar eden, kurala bağlı ve veriye dayanan işlerde karşılığını verir:

• Gelen talepten teklif taslağı. E-postayla ya da formla gelen talep okunur, ürün ve fiyat verinizle eşleştirilir, teklif taslağı hazır olarak önünüze gelir. Siz kontrol eder, düzeltir, gönderirsiniz.
• Belge girişi. Fatura, irsaliye, sipariş formu, teknik föy. Sistem okur, alanları çıkarır ve programınıza yazar. Emin olamadığı satırı yazmaz, işaretleyip size sorar.
• Ekibin kendi belgelerine sorduğu sorular. Prosedür, sözleşme, teknik föy. Cevap, dayandığı belgeyle birlikte gelir.
• Ziyaretçinin ürün sorusu. Sitede ya da WhatsApp'ta, ürün kataloğunuzdan cevap veren bir danışman.

Anlamsız olduğu yerler de var. Ayda birkaç kez yapılan bir işte kurulum maliyeti geri dönmez. Kararın kendisi de otomatikleştirilmez: fiyat politikanız, iskonto sınırınız, hangi müşteriye ne verileceği sizin bileceğiniz iştir. Sistem yalnız uygular.

Adım adım nasıl yapılır

1. Tek bir iş seçilir. En çok tekrarlanan ve en çok vakit alan iş. Hepsini birden almak, hiçbirini bitirmemenin en yaygın yoludur.
2. Bugünkü hâli ölçülür. Şu an kaç dakika sürüyor, kaç kişiye uğruyor, nerede hata çıkıyor. Sonradan "iyileşti" diyebilmenin tek yolu öncesini bilmektir.
3. Veri ve bağlantılar çıkarılır. Hangi programlara bağlanılacağı belirlenir. Bağlanamayan bir yer varsa bu baştan söylenir.
4. Sistem kurulur, onay adımı yerinde kalır. Dışarıya giden hiçbir teklif ya da yazışma bir insanın onayı olmadan gitmez.
5. İki hafta yan yana çalışır. Sistem ile ekip aynı işi birlikte yapar. Farklar bu turda ortaya çıkar ve düzeltilir.
6. Ölçüme geri dönülür. Süre düştüyse ikinci işe geçilir. Düşmediyse sistem kaldırılır, çünkü çalışmayan bir otomasyonu ayakta tutmanın kimseye faydası yok.

En sık yapılan hatalar

• Her işi aynı anda almak. Kapsam büyüdükçe hiçbir iş bitmez ve ekip sisteme güvenmeyi bırakır.
• Ölçmeden başlamak. Öncesi bilinmeyen bir işte sonrası da tartışılamaz.
• Onay adımını kaldırmak. Hız kazanmak için insanı zincirden çıkarmak, ilk hatada bütün sistemi durdurur.
• Modelin firmanın belgesinde olmayanı bilmesini beklemek. Genel bir model görmediği bilgiyi uydurabilir. Bu yüzden sistemin nereden cevap verdiği baştan tasarlanmalıdır.

Asıl soru: cevap doğru mu

Entegrasyonun değeri hızında değil, ürettiği sonucun doğruluğundadır. Yanlış fiyatla hazırlanmış bir teklif taslağı ya da yanlış okunmuş bir fatura satırı, işi hiç otomatikleştirmemekten daha pahalıdır.

Kurduğumuz sistem yalnız sizin verinizden ve belgelerinizden çalışır. Her cevabın hangi belgeye dayandığı kaydedilir. Belgelerde karşılığı olmayan soruda cevap üretmez, emin olmadığı satırı yazmaz ve size sorar.

Bu yaklaşımı yanlış cevabın en pahalı olduğu alanda, hukukta sınadık. Emlak hukuku danışmanımız Geolex 7.500+ hukuki kayıt, 46 kanun ve 172 yargı kararı üzerine kuruldu ve her cevabında ilgili maddeyi gösteriyor. Sizin firmanızda çalışacak olan da aynı motordur.

Verileriniz nerede durur

Belgeleriniz sizin sunucunuzda ya da sizin için işlettiğimiz sunucuda durur. Bulut kurulumunda yalnız soruyla ilgili bölümler cevap için yapay zekâ sağlayıcısına gider ve modelin eğitiminde kullanılmaz. İsterseniz açık kaynaklı bir model de sizin sunucunuzda çalışır; o zaman veri Türkiye'deki sunucunuzdan hiç çıkmaz. Kim neye erişecek, kurulumda birlikte belirlenir.

Bizimle kurarsanız

1. Tek bir işle başlarız. Çalıştığını gördükten sonra ikincisine geçilir.
2. Öncesi ölçülür. Kurulumdan önce işin bugünkü süresi yazılı olarak kayda geçer.
3. Onaysız hiçbir şey dışarı çıkmaz. İsteseniz de böyle kurmayız.
4. İlk iki hafta yan yana çalışılır. Sistem ile ekibiniz aynı işi birlikte yapar.
5. Sayı düşmezse geri alınır. Süre kısalmadıysa sistemi kaldırırız.
6. Mevcut programlarınız yerinde kalır. Çalışan bir sistemi değiştirmeyiz, aradaki köprüyü kurarız.
7. Eğitim kuruluma dahildir. Ekibinize eğitim verilir, işin yeni akışı yazılı olarak teslim edilir.

Fiyatı ne belirler

Entegrasyonun bedeli, işin bugünkü hâline bağlıdır. Teklifi belirleyen başlıca şeyler:

• İşin ayda kaç kez yapıldığı. Seyrek yapılan işte kurulum maliyeti geri dönmez; durum buysa hesabı gösterip vazgeçmenizi söyleriz.
• Verinin hâli. Tek bir düzenli liste ile dağınık Excel'ler, eski teklifler ve e-postalar aynı iş değildir.
• Bağlanılacak program sayısı. Muhasebe, ERP, e-fatura: her biri ayrı bir köprüdür.
• Kaç kişinin kullanacağı. Eğitim ve yetki düzeni kapsamı etkiler.
• Modelin nerede çalışacağı. Bulutta mı, sizin sunucunuzda mı.

Bu yüzden sabit bir fiyat listesi yerine, bugünkü akışınıza bakarak kapsamı birlikte çıkarıyoruz.